Kund:innen importieren und Zugang freischalten

Bevor du startest

Für den Import brauchst du einen aktiven Monatsplan. Arbeitest du im Team, benötigst du außerdem die Berechtigung für den Datenimport, die du in den Team-Einstellungen vergibst.

Importiere nur Adressen von Personen, die dir die Erlaubnis zum E-Mail-Versand gegeben haben. Gekaufte, gemietete oder aus dem Netz gesammelte Listen sind nicht erlaubt. Zu viele Bounces oder Spam-Beschwerden führen dazu, dass dein E-Mail-Versand gesperrt wird. Du bestätigst das vor dem Import ausdrücklich, und rechtliche Ansprüche aus einem Import werden an dich weitergegeben.

Kund:innen importieren

1. Öffne im Menü den Bereich Kunden. Oben rechts findest du den Button Kunden importieren.
2. Wähle unter Wie möchtest du Kunden hinzufügen?, wie du deine Daten übergeben möchtest:
   • Datei hochladen: eine CSV- oder TXT-Datei, die du auswählst oder per Drag-and-Drop ablegst. Komma, Semikolon und Tabulator funktionieren alle, eine Kopfzeile wird automatisch erkannt.
   • Aus Datei kopieren und einfügen: du kopierst die Zeilen direkt aus Excel oder Google Sheets und fügst sie ein.
   • Einzelner Kunde: für eine einzelne Person, die du von Hand anlegst.
3. Im Schritt Spalten zuordnen siehst du, welche Spalte Tentary wofür hält. Korrigiere, was nicht passt. Zwingend nötig ist nur die E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname oder ein vollständiger Name sind optional. Enthält deine Datei eine Kopfzeile, lass Die erste Zeile enthält Spaltennamen aktiviert.
4. Im Schritt Prüfen siehst du alle Zeilen mit ihrem Status, zum Beispiel Wird hinzugefügt, Bestehender Kunde, Doppelt in Datei oder Ungültige E-Mail. Du kannst einzelne Zeilen abwählen. Ein Zähler zeigt dir laufend, wie viele Zeilen ausgewählt sind. Auf derselben Seite entscheidest du auch über Zugang und E-Mails, mehr dazu weiter unten.
5. Verschickt dein Import E-Mails, zeigt dir Tentary unten, wie viele es höchstens werden. Bestätige in dem Fall, dass diese E-Mails versendet werden sollen und dass du diese Personen anschreiben darfst. Starte den Import anschließend mit Kunden importieren.

Pro Import kannst du bis zu 1.000 Zeilen übergeben. Ist deine Datei größer, werden nur die ersten 1.000 Zeilen geladen und du bekommst einen Hinweis, wie viele Zeilen nicht dabei sind. Diese importierst du danach einfach in einem weiteren Durchgang.

Personen, die bereits als Kund:innen bei dir existieren, werden nicht doppelt angelegt. Tentary erkennt sie an der E-Mail-Adresse und verwendet den bestehenden Eintrag weiter.

Zugang zu einem Produkt freischalten

Im Schritt Zugang freischalten (optional) entscheidest du, ob die importierten Personen direkt Zugang zu einem Produkt bekommen. Aktiviere dafür Diesen Kunden Zugang zu einem Produkt geben. Lässt du die Option aus, werden die Personen nur als Kontakte importiert, ohne Zugang und ohne Zugangs-E-Mail.

Du kannst pro Import bis zu 4 Produkte auswählen. Kurse innerhalb eines ausgewählten Bundles sind automatisch enthalten.

Unter Quelle hältst du fest, warum jemand Zugang bekommt, zum Beispiel Woanders gekauft, Migration oder Kostenloser Zugang. Das ist eine reine Notiz für dich und später auf der Kundenseite sichtbar.

Mit Zugang besteht seit legst du fest, ab welchem Datum der Zugang gilt. Der Zugang läuft nicht ab. Wichtig ist das Datum vor allem bei Kursen mit zeitversetzter Freischaltung: Lektionen, die eine bestimmte Anzahl Tage nach dem Kauf erscheinen, zählen ab diesem Datum. Trage also das ursprüngliche Kaufdatum ein, damit eine migrierte Gruppe genau dort weitermacht, wo sie schon war.

Außerdem wählst du zwischen Zugangs-E-Mail jetzt senden und Zugang ohne E-Mail freischalten. Im ersten Fall bekommt jede ausgewählte Person eine E-Mail mit ihrem Zugangslink. Im zweiten Fall wird der Zugang still angelegt, die Personen können sich jederzeit auf deiner Login-Seite anmelden, und du verschickst die E-Mail später.

Marketing-E-Mails

Unabhängig vom Zugang legst du im Bereich Marketing-E-Mails fest, ob und wie die importierten Personen deine Marketing-E-Mails erhalten. Du hast drei Möglichkeiten:

• Keine Marketing-E-Mails: Die Personen werden nur als Kontakte importiert und erhalten keine Marketing-E-Mails von dir.
• Opt-in anfragen: Die Personen erhalten eine E-Mail, die sagt, woher sie dich kennen, und fragt, ob sie deinen Newsletter möchten. Angemeldet ist erst, wer darin bestätigt.
• Bereits angemeldet: Die Personen haben sich schon in einem anderen Tool für deinen Newsletter angemeldet, etwa bei Mailchimp, Brevo oder CleverReach. Sie erhalten eine kurze Nachricht, dass dein Newsletter umgezogen ist, und danach direkt deine Marketing-E-Mails, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Mehr dazu unter Bestehende Abonnent:innen übernehmen.

Bei Opt-in anfragen und Bereits angemeldet trägst du unter Woher kennen sie dich? ein, woher die Personen dich kennen, zum Beispiel deine Website oder den Namen deines Kurses. Diese Angabe steht in der E-Mail, damit deine Kontakte dich sofort wiedererkennen.

Betreff und Text passt du im Bereich Die E-Mail an deine Kontakte an, und die Vorschau zeigt dir direkt, wie die E-Mail aussieht. Lässt du den Button oder die Quelle in deinem Text weg, ergänzt Tentary beides automatisch. Deinen Text übernimmt Tentary beim nächsten Import als Vorlage.

Bestehende Abonnent:innen übernehmen

Ziehst du mit deinem Newsletter von einem anderen Tool zu Tentary um, wählst du Bereits angemeldet. Deine Abonnent:innen müssen sich dann nicht noch einmal anmelden. Dafür brauchen wir einen Nachweis, dass sie dir ihre Einwilligung gegeben haben.

Unter Nachweis der Einwilligung lädst du dazu eine Datei hoch, zum Beispiel:

• einen Export aus deinem bisherigen Tool mit Anmeldedatum und Opt-in-Status
• einen Screenshot deiner Kontaktliste, auf dem der Opt-in-Status zu sehen ist
• einen Screenshot deines Anmeldeformulars

Möglich sind PDF, PNG, JPG, CSV, TXT oder XLSX bis 10 MB. Unter Anmeldeseite (optional) kannst du zusätzlich die Seite mit deinem Anmeldeformular angeben, falls es sie noch gibt.

Jeden Import bestehender Abonnent:innen prüfen wir von Hand, bevor eine E-Mail versendet wird. Das dauert bis zu einem Werktag. Bis dahin wird nichts gespeichert und keine E-Mail verschickt, du kannst die Seite also einfach schließen. Das Ergebnis findest du im Import-Verlauf.

Nach der Freigabe erhalten deine Kontakte die Nachricht über den Umzug und sind ab dann für deine Marketing-E-Mails angemeldet. Jede dieser Nachrichten enthält einen Link, mit dem sie sich mit einem Klick abmelden können.

Aktive externe Kund:innen: so funktioniert dein Limit

Wie viele importierte Personen du gleichzeitig haben darfst, hängt von deinem Monatsplan ab. Auf der Import-Seite siehst du oben, wie viele du bereits nutzt.

• Start: 50 aktive externe Kund:innen
• Grow: 2.500 aktive externe Kund:innen
• Scale: 10.000 aktive externe Kund:innen

Entscheidend ist das Wort aktiv. Es handelt sich nicht um ein Gesamtkonto über alle Importe hinweg, sondern um eine laufende Kapazität. Als extern zählt jemand nur, wenn beide Punkte zutreffen:

• Die Person wurde von dir importiert.
• Die Person hat noch nie etwas bei dir gekauft.

Sobald jemand bei dir kauft, zählt diese Person dauerhaft nicht mehr zu deinem Limit und macht wieder einen Platz frei. Genau darum geht es: Das Limit betrifft nur die Kontakte, die noch nichts gekauft haben. Personen, die über deinen Shop dazugekommen sind, zählen nie mit.

Reicht deine Kapazität für einen Import nicht aus, sagt dir Tentary vorher, wie viele Zeilen noch hineinpassen. Du kannst dann Zeilen abwählen oder deinen Plan wechseln.

Tipp: Brauchst du kurzfristig Platz, kannst du einzelne Personen deaktivieren. Öffne dazu die Kundenseite der Person und klicke auf Deaktivieren. Daten und Kursfortschritt bleiben erhalten, aber die Person verliert den Zugang zu allen Produkten, bekommt keine E-Mails mehr und zählt nicht mehr zu deinen externen Kund:innen. Reaktivierst du sie später, zählt sie wieder mit.

Häufige Fragen

Bekommen importierte Kund:innen automatisch meine E-Mails?

Nein. Ein Import allein meldet niemanden für deine Marketing-E-Mails an. Bei Opt-in anfragen passiert das erst, wenn jemand bestätigt. Bei Bereits angemeldet übernimmst du eine bestehende Anmeldung, nachdem wir deinen Nachweis geprüft haben. Die Zugangs-E-Mail ist davon unabhängig, sie liefert nur den Zugang aus.

Was passiert mit Personen, die sich bei mir abgemeldet haben?

Ein Import meldet niemanden wieder an, der sich bei dir abgemeldet hat. Diese Personen erhalten auch keine Anfrage und keine Nachricht über den Umzug. Wer bereits für deine E-Mails angemeldet ist, bekommt ebenfalls keine weitere Nachricht.

Was passiert, wenn mein Nachweis nicht ausreicht?

Können wir nicht bestätigen, dass die Personen eingewilligt haben, wird der Import nicht durchgeführt. Es werden dann weder Kund:innen angelegt noch E-Mails verschickt. Den Grund siehst du im Import-Verlauf.

Was passiert mit Personen, die schon bei mir Kund:innen sind?

Sie werden über die E-Mail-Adresse erkannt und nicht doppelt angelegt. Der bestehende Eintrag wird weiterverwendet, und wenn du Zugang freischaltest, kommt dieser einfach dazu. Hatte jemand den Zugang bereits, wird die Zeile übersprungen.

Meine Datei hat mehr als 1.000 Zeilen. Was mache ich?

Es werden die ersten 1.000 Zeilen geladen, der Rest bleibt außen vor. Du siehst nach dem Einlesen genau, wie viele Zeilen nicht dabei sind, und importierst diese anschließend in einem weiteren Durchgang.

Zählt jemand weiter zu meinem Limit, wenn die Person etwas kauft?

Nein. Mit dem Kauf zählt die Person dauerhaft nicht mehr als externe Kundin oder externer Kunde, und der Platz wird wieder frei.

Kann ich einen Zugang wieder entziehen?

Ja. Öffne die Kundenseite der Person, dort findest du alle vergebenen Zugänge und kannst sie einzeln entziehen. Ein Zugang, den jemand gekauft hat, bleibt davon unberührt. Mehr dazu unter Zugang manuell freischalten.

Was passiert mit Kursfortschritt bei einer Migration?

Der Fortschritt aus einer anderen Plattform wird nicht übernommen, deine Kund:innen starten im Kurs von vorn. Bei Kursen mit zeitversetzter Freischaltung solltest du das Datum unter Zugang besteht seit zurückdatieren, damit die richtigen Lektionen sofort verfügbar sind.